Penggunaan Agent Pada ERP
Bisnis rokok di Tanah Air diprediksi banyak orang tengah menuju sunset. Terutama karena adanya imbauan untuk mengurangi konsumsinya terkait dengan masalah kesehatan dan makin terbatasnya aktivitas berpromosi. Namun, bukan berarti pemainnya harus berhenti berinovasi. Dengan bantuan teknologi informasi, PT Bentoel Prima menunjukkan bahwa keterbatasan bukan halangan untuk terus maju.
Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). “Kami mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan yang efektif dan efisien,”sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. pengembangan Be-One ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang sudah mendapat standar ISO/IEC 27001.Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. “Jadi, angka yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales & Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun akan ter-update.
pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration & management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal (pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System), Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation, serta Be-One War Map & War Room. “Semua terintegrasi atau ter-interface dengan ERP sebagai satu kesatuan sistem,
Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600
unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence dan sistem war map. “Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,”
Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony, Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel.
dengan adanya sistem yang terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kira-kira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu? “Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat
pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback, business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performance-nya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. “Dalam hal operational excellence effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA.
Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). “Kami mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan yang efektif dan efisien,”sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. pengembangan Be-One ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang sudah mendapat standar ISO/IEC 27001.Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. “Jadi, angka yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales & Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun akan ter-update.
pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration & management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal (pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System), Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation, serta Be-One War Map & War Room. “Semua terintegrasi atau ter-interface dengan ERP sebagai satu kesatuan sistem,
Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600
unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence dan sistem war map. “Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,”
Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony, Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel.
dengan adanya sistem yang terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kira-kira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu? “Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat
pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback, business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performance-nya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. “Dalam hal operational excellence effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA.
